TeliaSonera

Nobultec suunnitteli ja toteutti TeliaSoneralle ratkaisut, jotka automatisoivat viisi yrityksen henkilöstöhallinnon prosessia. Kokonaisratkaisun avulla TeliaSonera pystyi yksinkertaistamaan ja tehostamaan matkalaskutus-, ajanhallinta- ja palkankorotusten hyväksymisprosessejaan sekä saamaan ne paremmin hallintaan raportointia ja tulevia liiketoiminnan muutoksia varten. Samalla TeliaSonera pystyy nyt keskittymään paremmin omaan ydinliiketoimintaansa.

Tavoitteena helppokäyttöinen itsepalvelu

TeliaSonera on Pohjoismaiden ja Baltian alueen johtava televiestintäyritys, jolla on vahva asema matkaviestinnässä myös Euraasiassa, Turkissa ja Venäjällä. Osana visiotaan vuodelle 2010 TeliaSonera on päättänyt sisäisissä henkilöstöhallinnon toiminnoissaan tavoitella samanlaista helppokäyttöisyyttä ja yksinkertaisuutta kuin palveluissa, joita se tarjoaa asiakkailleen. Henkilöstöhallinnon prosessit oli tehostamisen ohella määrä yhtenäistää eri yksiköiden välillä, mikä toisi laatua, tehokkuutta ja joustavuutta prosessien suoritukseen ja hallintaan.

Tavoitteena oli tilanne, jossa yrityksen henkilöstö voisi helposti itsepalveluna verkossa suorittaa yleisimmät toimenpiteet ajan kirjaamisesta matkalaskujen syöttämiseen. Tämä tapahtuisi aina samalla tavalla yksiköstä riippumatta. Esimiesvastuussa olevien henkilöiden työtä päätettiin myös helpottaa tehostamalla esimerkiksi hyväksymistehtävien hoitoa uuden teknologian avulla.

Prosessit haltuun automaation avulla

Tavoitteen saavuttamiseksi TeliaSonera otti käyttöön SAP ERP 2004 - ja SAP NetWeaver Portal 6.0 -tuotteet henkilöstöhallinnon itsepalvelutoimintoja varten. Järjestelmän työkalujen avulla TeliaSoneran työntekijät pystyvät hoitamaan itse yleisimmät henkilöstöhallinnon tehtävät, ja esimiehet voivat tehdä tarvittavat hyväksynnät suoraan yrityksen intranetin kautta.

Jotta myös itse työkalujen päälle rakentuvat käsittelyprosessit saatiin kuntoon, päätettiin ne automatisoida niin, että tiettyjen työvaiheiden vaatiessa suoritusta lähtisi siitä henkilölle ilmoitus. Näin tehtävä olisi helposti suoritettavissa yrityksen intranetissä. Tämän jälkeen prosessi jatkuisi eteenpäin ennalta tehtyjen määritysten mukaisesti. Lisäksi prosessien seurannan kehittäminen oli tärkeää, koska aikaisempi järjestelmä ei tukenut muun muassa prosessin läpimeno- ja käsittelyaikojen tarkastelua. Tämä oli vaikeuttanut aikaisemmin prosessin kriittistä arviointia ja aktiivista kehittämistä.

Ratkaisun avaimena web-pohjaiset automatisoidut prosessit

Työn kulun saamiseksi mahdollisimman tehokkaaksi ja helpoksi eri prosessien eri vaiheiden välillä päätettiin prosessit automatisoida SAP Business Workflow -toiminnallisuuden avulla. Määrittelemällä järjestelmään vaaditut prosessit ja kytkemällä niihin halutut prosessivaiheen toiminnot ja suorittajat voitiin koko prosessi mallintaa järjestelmään tulevaa suoritusta varten.

Pelkän ydinprosessin lisäksi ratkaisuun sisällytettiin muun muassa toiminnallisuudet eri poikkeustapauksia varten (mm. käsittelijää ei löydy, suorituksenaikaiset virheet), prosessin eri vaiheille asetettiin määräaikoja ja suoritettavat tehtävät varustettiin käyttäjän kielen mukaisilla toimintaohjeilla. Näin eri vaiheiden käsittelyaika ja niiden välinen odotusaika saatiin puristettua minimiin. Lisäksi prosessien monipuolinen raportointi mahdollistettiin prosessin omistajille.

TeliaSoneran SAP ERP -järjestelmä tarjosi suurimman osan eri prosessivaiheiden työkaluista valmiina web-pohjaisina versioina, jotka pystyttiin kytkemään helposti kiinni itse prosessiin. Tietyissä tapauksissa näitä työkaluja jouduttiin kuitenkin muuttamaan paremmin tarpeita vastaaviksi ja tiettyjen prosessien kohdalla uusia web-pohjaisia työkaluja rakennettiin tyhjästä eliminoimaan kokonainen prosessivaihe. Uudet sovellukset suunnitteltiin ja toteutettiin SAP:n Web Dynpro -tekniikalla ja kytkettiin SAP:n toimittamien valmiiden web-sovellusten tapaan prosessien yhteyteen.

Ratkaisun toimitus laadusta tinkimättä

Automatisoitujen prosessiratkaisujen ja niiden sisältämien uusien prosessityökalujen määrittelyyn, suunnitteluun, toteutukseen ja laadunvarmistukseen oli varattu aikaa vain kolme kuukautta. Tiukan aikataulun, samanaikaisen SAP ERP 2004 -järjestelmäimplementoinnin, projektin korkeiden laatuvaatimusten ja muun muassa Pohjoismaiden tasolla ensimmäisen HCM ECM -toiminnallisuuden (Enterprise Compensation Management) implementoinnin ja siihen liittyvän workflow-ratkaisun tyhjästä rakentamisen vuoksi haasteita onnistuneeseen toteutukseen oli riittämiin.

Panostamalla voimakkaasti alun vaatimusmäärittelyyn ja ratkaisuarkkitehtuurin suunnitteluun tekniset haasteet saatiin kuitenkin nopeasti voitettua. Koska isot, ratkaisuun vaikuttaneet linjat saatiin sovittua jo alussa, voitiin huomio keskittää kestävän arkkitehtuurin muodostamiseen niin prosessiratkaisuille kuin web-sovelluksille. Suunnittelutyön tuloksena ratkaisusta ja sen osista saatiin uudelleenkäytettävä, modulaarinen, joustava ja olemassa olevaa standarditoiminnallisuutta hyödyntävä.

Korkeaan laatuun panostettiin myös toteutuksen aikana. Kaikki toiminnallisuudet testattiin huolellisesti sekä yksikkö-, tuote- että integraatiotestitasoilla, koodin tuottamisessa käytettiin valmiita ohjelmointikäytäntöjä sekä pariarviointia ja dokumentointiin panostettiin voimakkaasti.

Lopputuloksena tehostuneet ja hallitut henkilöstöhallinnon prosessit

Kehitetyn ratkaisun avulla TeliaSonera pystyi tehostamaan valittuja sisäisiä henkilöstöhallinnan prosessejaan ja sai perustan myös tulevia hankkeita varten. Ratkaisu tullaan vaiheistetusti ottamaan käyttöön koko TeliaSoneran henkilöstön keskuudessa. Sen sisältämät uudet yhtenäistetyt ja automatisoidut prosessit saatiin nopeasti jalkautettua aktiiviseen käyttöön ilman suorituspoikkeamia ja laatuongelmia, prosessien käsittelyaikoja saatiin lyhennettyä uusien helppokäyttöisten työkalujen ja käyttäjille automaattisesti toimitettavan informaation avulla ja prosessien odotusaikoja saatiin leikattua merkittävästi.

Prosessien seurantaa saatiin myös kehitettyä prosessien läpinäkyvyyden parannuttua. Prosessin omistajat pystyvät nyt reaaliajassa tarkastelemaan prosessien läpimenoaikoja, eri vaiheiden käsittely- ja odotusaikoja sekä tunnistamaan prosessien pullonkaulat. Näin prosessin omistajat pystyivät aktiivisesti ja jatkuvasti kehittämään prosessia havaittujen ongelmien ja parannuskohteiden tunnistamisen jälkeen.